Los Estados financieros se preparan con el fin de presentar una revisión periódica o informe acerca del progreso de la Administración y tratar sobre la situación de las inversiones en el negocio y los resultados obtenidos durante el período que se estudia, siendo los más utilizados:

- Balance de comprobación: Este Balance tiene como objetivo verificar el equilibrio entre cargos y abonos. Este documento no forma parte de los Estados Financieros, pues sólo es una comprobación del cumplimiento de la Ecuación Básica de la Contabilidad en los asientos contables realizados.

- Balance General: Presenta en forma clasificada todas las cuentas que representan bienes, derechos, obligaciones y el capital para una fecha determinada (relación de cuentas reales, de valuación y de orden) que en forma resumida presenten la situación objetiva de una empresa. Es un informe estático, refleja la situación real para un día. Tiene como objetivo sintetizar donde se encuentran invertidos los valores de la Empresa (Activo), y el origen y fuente de dónde provienen esos valores (Pasivo y Capital).

Estado de ganancias y pérdidas o Estado de resultados o estado de Rendimiento: Es una forma resumida de mostrar las variaciones que ha sufrido el capital en un determinado ejercicio. Relación de todos los ingresos, costos, gastos o pérdidas ocurridas en un ejercicio económico con la finalidad de establecer la utilidad o pérdida en el lapso determinado; y es la resultante de todos los ingresos y egresos a lo largo del ejercicio.

Términos y definiciones

Asientos de cierre: Registro de eliminación al final del período de las cuentas nominales, o sea, una vez elaborado el Estado de Ganancias y Pérdidas, las cuentas nominales de Ingresos y Egresos han quedado reducidas a la utilidad o pérdida ocurrida en el ejercicio, por lo que se procede a su cancelación y a traspasarse a la Cuenta Capital los beneficios o pérdidas.

Período contable: Es el lapso que escoge una empresa para determinar cuáles han sido los beneficios o pérdidas de la misma en ese período, y establecer cuál ha sido la variación en el patrimonio del negocio. Al final del mismo se elaboran los estados financieros: Estado de ganancias y pérdidas (relación de ingresos y egresos en el período) y el Balance General (establece la situación del activo, el pasivo y el capital).

Período fiscal: Establecido por la Ley, generalmente un año.

Teneduría de libros: Conjunto de procedimientos de la Contabilidad.

Pasos del Ciclo Contable

- Al comenzar la empresa: registrar en el Libro de Inventarios todos los bienes, obligaciones y el estado del patrimonio para la fecha (síntesis de la situación en que se encuentra la empresa).

- Verificación de la operación que se va a registrar a medida que se van produciendo. Toda operación debe estar amparada por algún documento que garantice la veracidad, autenticidad y exactitud de la información y que quede como prueba fehaciente y comprobable de lo que se va a transcribir.

- Registrar la operación en el Libro de Diario (se registran las operaciones en orden cronológico de acuerdo a la Teoría del Cargo y del Abono).

- Libro Mayor: Agrupar y clasificar todas las cuentas por separado y determinar su saldo. El saldo se realiza generalmente al final de cada mes.

- Balance de comprobación: verificación matemática de los registros hechos en el mes. Cuando se realice el saldo de cada cuenta en el Mayor se debe obtener que la suma los saldos de las cuentas deudoras es igual a la suma de los saldos de las cuentas acreedoras.

- Determinación fecha de cierre: En esta fecha en base al último Balance de Comprobación se hace un análisis de cada una de las cuentas para realizar lo ocurrido en el año. Esto se conoce como ajustes y correcciones, llevar cada cuenta a su justo valor.

- Cuando las cuentas están en su justo valor se prepara un borrador de los estados financieros, determinando la utilidad o pérdida del ejercicio y la situación del Activo, Pasivo y el Capital. Esto se conoce como Hoja de Trabajo.

- Cuando se tiene la certeza de que todo está correcto, se preparan los dos Estados Financieros: Estado de Ganancias y Pérdidas (formado por las cuentas nominales de Ingresos y Egresos) y el Balance General (formado por las cuentas reales de Activo, de Pasivo y de Capital y por las Cuentas de Validación y de Orden).

- Asientos de cierre: se procede a cerrar las cuentas nominales y a traspasar la utilidad o pérdida a la cuenta capital.

Reflejar en el Libro de Inventarios en forma detallada los estados financieros.

Libro Diario: Libro de Entrada Original, se registran por primera vez las operaciones de la empresa. Se registran todas las transacciones que se dan lugar en una empresa y en orden cronológico, indicando el nombre de las cuentas que han de cargarse y abonarse así como los importes de los débitos y créditos.







Libro Mayor: Libro obligatorio que agrupa todas las cuentas de Activo, Pasivo, Capital, Ingresos y Egresos que son utilizadas en una organización para llevar la Contabilidad.







Libro de Inventario: Libro obligatorio que debe llevar la entidad que registra los aspectos siguientes:

- Relación exacta del dinero en caja y el que se encuentra en el Banco.

- Relación de efectos y cuentas por cobrar

- Relación de bienes muebles e inmuebles.

- Relación de mercancías en existencia

- Relación de otros activos que tenga al dar inicio a sus operaciones.

- Relación exacta de sus deudas y de toda clase de obligaciones pendientes si las tuviese.

Anualmente la empresa formulará un inventario de sus activos y pasivos en la fecha del cierre del ejercicio.

Se conoce también como Libro de Balance ya que en él deben registrarse los Estados Financieros elaborados a final del año.

Los Registros de la contabilidad

La cuenta es el medio contable o instrumento de operación mediante el cual podemos subdividir el activo, el pasivo y el capital y agruparlos de acuerdo a ciertas características de afinidad y nos permite graficar todos los aumentos y disminuciones que ocurren en los diversos elementos de la ecuación.

Las cuentas se clasifican en:

- De valuación: Cuentas reales, expresan el valor real de determinados activos, disminuyen el valor de los respectivos bienes y derechos.

- De orden: Aquellas operaciones que si bien en forma inmediata no afectan la situación financiera de la empresa o el resultado de las operaciones, en el futuro si lo pueden afectar. Ejemplo: carta de crédito concedidas, mercancías en consignación, fianzas otorgadas.

Los Tipos de asientos:
- Simple: una cuenta deudora y una cuenta acreedora

- Compuesto: cuando un asiento cuenta de dos o más cuentas, que pueden ser deudoras o acreedoras. Ejemplo: una cuenta deudora y varias acreedoras, varias cuentas deudoras y una acreedora, varias cuentas deudoras y varias cuentas acreedoras

Al finalizar cada página debe ponerse en la columna de la Cuenta la palabra VAN y totalizar las columnas Debe y Haber y al comenzar la próxima poner VIENEN y los importes de los totales anteriores.

No debe tacharse ni borrarse, si hay un asiento errado se deja así y se corrige en otro asiento.

Todo asiento debe estar amparado por un comprobante que justifique la veracidad de la operación.

Criterios para determinar donde colocar una cuenta


















Consecuencias de la Ecuación Básica de la Contabilidady el Abono por Partida Doble

Las modificaciones más comunes que pueden ocurrir en la Ecuación Básica de la Contabilidad puede analizarse a partir de la forma A-P-C=0, que de forma resumida se muestran en la tabla siguiente:

Ecuación del Patrimonio (Ecuación Básica de la Contabilidad)

Activo = Pasivo + Capital

(Bienes y derechos) (Derechos de terceras personas) (Derecho del propietario)

Esta ecuación siempre está en equilibrio.

Es la base fundamental de la Contabilidad para el registro de las operaciones. Su base es la ecuación del Patrimonio, A = P + C. Para que la ecuación esté en equilibrio es necesario:

- Que el Activo aumente por el lado izquierdo de la Cuenta (Debe) (Cargo)

- Que el Pasivo aumente por el lado derecho de la Cuenta (Haber) (Abono)

- Que el Capital aumente por el lado derecho de la Cuenta (Haber) (Abono)

Toda operación comercial o hecho contable conlleva a un intercambio de valores en sentido contrario, debe ser registrada de manera tal que afecte por lo menos a dos cuentas y que los cargos y abonos sean por importes iguales y debe ser analizada en sus elementos de Débitos (DEBE) y Créditos (HABER). El monto total de estos elementos en cada transacción es el mismo.

Debitar, Cargar: cuando se anotan cantidades en el lado izquierdo de la ecuación

Abonar, Acreditar: cuando se anotan cantidades en el lado derecho de la ecuación


El activo aumenta cargándole (Debe).

El activo disminuye abonándole (Haber).

El pasivo y el Capital aumentan abonándolos (Haber)

El pasivo y el Capital disminuyen cargándolos (Debe)

Debe > Haber, la cuenta tiene un saldo deudor.

Debe < Haber, la cuenta tiene un saldo acreedor.

Se entiende por Asiento al Acto de descomponer una operación en sus elementos contables, Débitos y Créditos.