La mayor parte de las ventas se realizan a crédito, en muchos casos respaldadas por facturas que están registradas dentro de las "Cuentas por Cobrar". Si se hace imposible el cobro de algunas de estas facturas (quiebra del cliente, muerte o cambio de domicilio del mismo) hay que traspasarlas a los Gastos del Ejercicio, ya que la imposibilidad de cobro de las mismas constituye una pérdida para el negocio.

Las Ventas a Crédito se registran como Ingreso del Ejercicio donde se producen, por lo que cuando se producen pérdidas por Cuentas por Cobrar (por las Ventas a crédito que se convierten en incobrables) se deben registrar dentro del mismo Ejercicio. Generalmente en la fecha de cierre no se tiene la certeza de cuáles facturas se perdieron definitivamente y como hay que registrar la pérdida de Cuentas por Cobrar por posible imposibilidad de cobro hay que proceder a hacer una estimación sobre las posibles pérdidas (lo más adaptado a la realidad que se pueda) y crear una Cuenta de Provisión para absorber esas posibles pérdidas.


Métodos para estimar la provisión

- Porcentaje sobre las ventas: Se estima el Gasto por Cuentas Incobrables en base a un porcentaje generalmente de las Ventas a Crédito, también se puede estimar en base al total de las Ventas siempre que la incidencia de las Ventas al Contado sobre el total no sea importante.

- Porcentaje sobre el saldo de las cuentas por cobrar: Hay dos formas de estimar la provisión: en base al Saldo de las Cuentas por Cobrar para la fecha de cierre (ídem al caso de Ventas pero tomando como base las Cuentas por Cobrar) o en base al porcentaje de pérdidas reales ocurridas en el año, o sea, si en un año se pierden un 5% sería acertado pensar que en el siguiente se perderá el mismo porcentaje.

Sistemas de Inventarios

El Sistema de inventarios periódicos (sistema físico) la empresa no mantiene un registro continuo de las mercancías en existencia, sino que al final del período realiza un conteo físico de los inventarios en existencia y aplica los costos unitarios apropiados para determinar el costo del inventario final

En este método la empresa registra las compras de mercancías en la cuenta Compras (una cuenta de gastos). Al final del período elimina de la cuenta de inventario el saldo inicial y anota el saldo final que se determina mediante el conteo físico

La contabilización de los inventarios desempeña un papel importante en los sistemas de contabilidad de las comercializadoras, ya que por lo general son el activo circulante mayor en su balance general y el gasto de inventario es el gasto mayor en el estado de resultados

Métodos de costo de los inventarios

a) Método del costo promedio:

- Determinar el costo del inventario inicial multiplicando la cantidad de unidades al inicio por su costo

- Determinar el costo de todas las compras multiplicando la cantidad de unidades compradas por su precio

- Obtener el costo total de las mercancías disponibles para la venta mediante la suma de los resultados anteriores (CT)

- Obtener la cantidad total de unidades disponibles para la venta (NT)

- Obtener el costo promedio de las mercancías dividiendo CT entre NT

- Obtener el costo de las mercancías vendidas restando del costo total CT el costo del inventario final (cantidad de mercancías en el inventario final por el precio)


b) Método del costo de primeras entradas, primeras salidas (PEPS): Este método presenta el inventario final a su costo más actual. Cuando aumentan los costos de inventario (aumento de precios) este método da como resultado una utilidad más alta y por tanto un impuesto sobre la venta mayor.

- Determinar el costo del inventario inicial multiplicando la cantidad de unidades al inicio por su costo

- Determinar el costo de todas las compras multiplicando la cantidad de unidades compradas por su precio

- Obtener el costo total de las mercancías disponibles para la venta mediante la suma de los resultados anteriores (CT)

- Cálculo del costo del inventario final: como la suma de los costos por las cantidades que componen el inventario final (Ci)

- Obtener el costo de las mercancías vendidas, calcular la diferencia entre el costo total (CT) y el inventario final (Ci)

Se venden primero las mercancías con más antigüedad en el inventario.


c) Método de las últimas entradas, primeras salidas (UEPS): Este método presenta el costo de las mercancías vendidas a un costo más actual. Cuando aumentan los costos de los inventarios este método produce el costo de mercancías vendidas más alto y la utilidad más baja, minimizando el impuesto sobre la renta.

- Determinar el costo del inventario inicial multiplicando la cantidad de unidades al inicio por su costo

- Determinar el costo de todas las compras multiplicando la cantidad de unidades compradas por su precio

- Obtener el costo total de las mercancías disponibles para la venta mediante la suma de las resultados anteriores (CT)

- Cálculo del costo del inventario final: como la suma de los costos por las cantidades que componen el inventario final (Ci)

- Obtener el costo de las mercancías vendidas, calcular la diferencia entre el costo total (CT) y el del inventario final (Ci)

Se venden primero las mercancías con menos antigüedad en el inventario.

Términos y definiciones

Depreciación: la pérdida de valor que sufren algunos Activos Fijos. Es un gasto estimado ya que el valor de la depreciación va a estar determinado por el criterio, el análisis o la experiencia de las personas que dentro de la empresa tienen poder de decisión para establecer la forma y el tiempo en que se va a depreciar el activo fijo. Las causas de la depreciación son el proceso de desgaste a que son sometidos algunos activos fijos así como la obsolescencia o antigüedad de los mismos

Valor de salvamento o de rescate: representa el Valor Estimado que tendrá el Activo Fijo cuando se termine de depreciar (cuando cese la Vida Util del Activo)

Vida útil: es el tiempo que se estima que un determinado activo dará servicio útil a la empresa, contribuirá a los ingresos normales de la empresa

Valor según libros: es el valor neto que tiene un activo para un momento determinado. Es la diferencia entre el costo original del Activo y lo que se ha depreciado hasta una fecha determinada

Métodos de cálculo de la depreciación

- Línea recta.

- Dígitos decrecientes.

- Horas máquina.

- Unidades de producción.

- Porcentaje fijos sobre saldos variables.

- Unidad monetaria por kilómetro recorrido.

- Inventario.

Operaciones con Activos fijos

- Compra.

- Venta.

- Permuta o cambio.

- Retiro por inservible (baja técnica).

- Adiciones.

- Mejoras.

- Reparaciones extraordinarias.

- Agotamiento.

Es un tipo de operación comercial que realizan generalmente las instituciones bancarias y son préstamos a terceros cuyo respaldo o garantía está representado por mercancía que quedará gravada hasta la cancelación parcial o total de la deuda.

La importancia de este tipo de operación es que permite a comerciantes, industriales y personas dedicadas a las actividades agropecuarias obtener financiamiento entregando parte de sus inventarios como garantía del préstamo obtenido y en el caso de importar algún tipo de materia prima, el hacerlo en grandes cantidades, lo que les permite obtener descuentos por cantidades y evitar pagar posteriormente un mayor precio en el mercado internacional, posiblemente debido a los efectos inflacionarios de la economía.

El Pignorante (quien obtiene el préstamo) puede realizar pagos parciales a cuenta del crédito obtenido y obtiene la devolución de parte de la mercancía gravada que corresponda a la parte cancelada.

El crédito o préstamo obtenido representa un pasivo para con el Banco, el cual generalmente es a un plazo menor de un año. Esta obligación se denominará Pignoración a pagar y se reflejará en el balance general como Cuenta de Pasivo circulante y la mercancía entregada en calidad de garantía se incluirá en una cuenta denominada Mercancía Pignorada que es una cuenta de orden debido a que quien recibe el préstamo conserva la propiedad del activo que está reflejado contablemente dentro de los inventarios.

Procedimiento para llevar a cabruna operación de Pignoración

- El préstamo recibido (Pignoración por pagar) siempre es una cantidad menor que la mercancía entregada en garantía.

- Al realizar la operación se establece un lapso máximo para pagar el préstamo al Banco, aunque el Pignorante puede hacer pagos parciales y retirar la mercancía correspondiente.

- Los intereses los va a ir determinando mensualmente el banco de acuerdo al saldo de la deuda y serán cargados al pignorante .

- El seguro que tiene que cancelar el Pignorante se va a calcular en base al tiempo que la mercancía va a estar gravada, respaldando el préstamo.

- El almacenaje también se cobrará de forma mensual, dependiendo del monto de la mercancía gravada y de ciertas condiciones de seguridad de la misma.

En caso de vencerse el período del préstamo y no cancelarse, el Banco procede a cobrar los intereses de mora respectivos además del seguro y almacenaje correspondiente.

Se denominan Operaciones Bancarias a aquellas operaciones e crédito practicadas por un banco de manera profesional, como eslabón de una serie de operaciones activas y pasivas similares.

La clasificación de estas operaciones d e acuerdo al sujeto de cesión del crédito es la siguiente:

- Activas: cuando el banco otorga el crédito (préstamos, descuentos, anticipo, apertura de créditos, etc), el banco puede entregar dinero bajo diversas condiciones (con garantías o sin ellas).

- Pasivas: cuando el banco recibe dinero del cliente. El cliente entrega dinero y puede recibir intereses por esta prestación (cuentas corrientes, la de ahorros, a plazo fijo, cédulas hipotecarias)

- Neutras o accesorias: cuando el banco no recibe ni otorga crédito (operaciones de mediación donde sirve de intermediario) entre las que pueden mencionarse los giros enviados al cobro como agente recaudador del Estado, como custodia de valores, valores para negociar, etc.

Cada mes el Banco está obligado a enviar a la persona o institución que tiene una cuenta corriente abierta en su entidad, una relación detallada del movimiento de esa cuenta en el mes y el saldo al final del mismo. Generalmente este saldo no coincide con el saldo que la cuenta "Banco" refleja en nuestros libros por lo que se requiere hacer una conciliación bancaria cada mes para determinar las causas de las diferencias existentes y conseguir el saldo correcto.

Por esta razón se realiza mensualmente la conciliación Bancaria para verificar y realizar los ajustes requeridos en las cuentas con el Banco si son necesarios. El procedimiento para realizar esta operación es el siguiente:

- Comparar la cuenta en el Mayor correspondiente al Banco con el Estado de Cuentas que envía éste.

- Chequear que: (las operaciones que se registran en el Debe de la entidad coinciden con las que aparecen en el Haber del Banco y viceversa)
* los cargos hechos en nuestros libros en el mes se hayan abonado en el Banco, los que no aparezcan se incluyen en Partidas de Conciliación (Depósitos en tránsito)
* los abonos hechos en nuestros libros en el mes se hayan cargado en el Banco, los que no aparezcan se incluyen en Partidas de Conciliación (Cheques pendientes o en tránsito)
* ver si hay cargos o abonos en el Estado de Cuentas que no aparezcan en nuestros libros (Notas de Débito o de Crédito)
* si hay diferencias numéricas en una misma operación, verificar la correcta e incluir la diferencia en la conciliación
* si en el mes anterior existiesen Partidas de Conciliación, revisar si ya fueron registradas, si no, incluirlas de nuevo en la conciliación de este mes

Las causas de las diferencias entre el saldo de los libros de la empresa y del Banco son las siguientes:

- Cheques pendientes o en tránsito: cheques emitidos por la empresa y no cobrados en el Banco por el beneficiario del mismo. Por lo que están abonados en libros pero no cargados en el Estado de Cuenta del Banco.

- Depósitos en tránsito: generalmente corresponden con depósitos enviados por correo a fin de mes o que por cualquier causa no hayan llegado al Banco. Por lo que aparecen cargados en los libros de la entidad y no abonados por el Banco.

- Notas de Débito: cargos hechos por el Banco por diversos conceptos (intereses, comisiones, giros descontados devueltos, cheques recibidos de clientes y devueltos por el Banco) que por no haberse recibido del Banco la nota de débito respectiva (generalmente por correos) no se ha abonado en los libros de la entidad.

- Notas de Crédito: abonos hechos por el Banco (descuento de giros, pignoraciones, pagarés) que por no haberse recibido la nota de crédito no se han cargado en los libros.

- Errores: puede suceder tanto en los registros de la empresa como en los del Banco ya que al registrarse cualquier operación puede colocarse una cantidad distinta.

- Cargos o abonos incorrectos: puede originarse por depósitos o cheques de bancos con los que la empresa lleva cuenta, los cuales por error se carguen o abonen a otro Banco distinto o que el Banco nos cargue o abone en nuestra cuenta operaciones que corresponden a otro cliente del Banco.

- Otras diferencias: Algún otro tipo de diferencia que ocurren con menor frecuencia.